Eerlijk lootjes trekken op kantoor, van budget tot de dag zelf

Lootjes trekken op het werk gaat bijna altijd op dezelfde manieren mis. Iemand trekt zijn eigen naam. Een collega geeft 40 euro uit terwijl 15 euro de afspraak was. De helft van het team vergeet de datum. Dat is allemaal te voorkomen, als je een paar dingen vooraf vastlegt.

Leg het budget en de regels vast voordat iemand meedoet

Kies een bedrag en houd je eraan. Tussen 10 en 25 euro werkt op de meeste kantoren; daarboven begint het voor stagiairs en deeltijders te wegen, daaronder wordt het een zak snoep. Zet het bedrag meteen in de uitnodiging, niet pas als de eerste vraag komt.

Maak meedoen vrijblijvend. Niet iedereen viert de feestdagen, niet iedereen heeft er zin in, en een collega die verplicht meedoet koopt een lusteloze cadeaubon, en dat merkt de ontvanger. Een mail met "wie meedoet, reageert voor vrijdag" werkt beter dan iedereen automatisch inschrijven.

Spreek verder af of zelfgemaakte cadeaus en cadeaubonnen mogen. Verbied cadeaubonnen onder de 20 euro. Een bon van 15 euro voelt als zakgeld; een grote pot honing van de imker in de buurt of een fles port van hetzelfde bedrag voelt als een cadeau. Geef mensen minstens twee weken om iets te zoeken.

De hoed werkt niet

Briefjes uit een hoed trekken lijkt onschuldig, maar het levert steeds dezelfde problemen op. Iemand trekt zichzelf en er moet opnieuw getrokken worden. Twee collega's die samenwonen trekken elkaar. Wie het laatste briefje krijgt, weet precies wie er overblijft. Tegen de tijd dat het klopt, weet de halve afdeling al wie wie heeft.

Trek de lootjes online. Iedereen krijgt zijn naam per mail, de andere deelnemers zien niet wie wie heeft, en het budget staat meteen in het bericht. Deelnemers kunnen er een verlanglijstje aan koppelen, en dat is voor de volgende stap handig.

Kopen voor een collega die je nauwelijks kent

Het lastigste van lootjes trekken op kantoor is dat je iemand van de boekhouding trekt met wie je in twee jaar drie zinnen hebt gewisseld. Vraag daarom bij het inschrijven om drie dingen: een hobby, iets wat ze graag eten of drinken, en iets wat op hun bureau ontbreekt. Zo heeft de gever een richting zonder dat de verrassing weg is. "Ik drink alleen thee, geen koffie" of "ik ben net begonnen met boulderen" scheelt een uur doelloos rondlopen in de winkel.

Wie een verlanglijstje aan het lootje koppelt, maakt het nog makkelijker. Drie of vier dingen rond het budget is genoeg.

De uitwisseling zelf

Kies een moment waarop iedereen er is: de lunch, of vrijdag om vier uur. Vrijdag om vijf uur klinkt logisch, maar dan zit de helft al in de trein.

Beslis vooraf of de gever bekend wordt bij het uitpakken. Onthullen levert meer gesprek op en de ontvanger kan bedanken. Anoniem houden haalt de druk weg bij wie liever niet in het middelpunt staat. Kies voor onthullen, behalve in teams waar de helft nieuw is; daar is het cadeau zelf al spannend genoeg. Wat drinken en een schaal hapjes erbij is voldoende.

Wat er misgaat, en wat je dan doet

Iemand vergeet zijn cadeau. Iemand is ziek. Iemand heeft duidelijk 50 euro uitgegeven en de rest van de tafel voelt zich opeens krenterig. Leg daarom twee of drie reservecadeaus klaar die bij iedereen passen: een Moleskine, een doos Leonidas, een goede fles olijfolie. De ontvanger van de zieke collega krijgt er een, en het cadeau van de zieke collega bewaar je tot die terug is.

Een cadeau dat ver boven het budget zit, bespreek je achteraf onder vier ogen, niet in de groep. Meestal was het goed bedoeld, en het jaar erna weet iedereen het weer.

Voor teams die thuis of hybride werken: laat iedereen het cadeau naar het thuisadres van de ontvanger sturen en pak samen uit in een videogesprek van een halfuur. Langer wordt het toch niet, korter voelt afgeraffeld.

Na afloop

Vraag een week later even rond wat wel en niet werkte: het bedrag, de dag, de regel over cadeaubonnen. Schrijf het ergens op, want in november volgend jaar weet niemand het meer. Wil je het dan opnieuw organiseren, dan zet je in een paar minuten een Secret Santa op die de trekking en de mails voor je doet, zodat alleen het cadeau zelf nog moet lukken.