Wat een online tool voor Secret Santa moet kunnen

Namen uit een muts trekken werkt prima als iedereen op dezelfde verjaardag aan tafel zit. Het houdt op zodra de neef in Lissabon woont, de collega's over vier vestigingen verspreid zijn of de helft van de familiegroepsapp nooit leest wat erin staat. Een online tool trekt de namen, houdt geheim wie wie heeft en stuurt iedereen een mailtje. Niemand hoeft nog achter iemand aan te bellen.

Wat een Secret Santa-tool moet doen

De kerntaak is een trekking waarbij niemand zichzelf trekt en niemand de lijst van de anderen ziet, gevolgd door een e-mail aan elke deelnemer met de naam van de persoon voor wie hij of zij koopt. Een tool die dat via een groepschat probeert, is geen tool. Daarnaast wil je dat deelnemers een verlanglijstje kunnen delen, want anders staat de gever alsnog te gokken in de winkel.

Kijk verder of je een budget kunt meegeven, zodat het bedrag in dezelfde mail staat als de naam. En controleer of alles op een telefoon werkt zonder dat iemand een app moet installeren. De collega van 61 gaat geen app installeren voor een cadeau van €20.

Welke tools mensen gebruiken

Volledige platforms zoals Happy Giftlist combineren de trekking met verlanglijstjes: elke deelnemer zet erop wat hij wil, de Secret Santa kijkt mee, en de ontvanger ziet niet wie er gekeken heeft. Eenvoudigere sites doen alleen de trekking en mailen elke persoon één naam, verder niets.

Sommige groepen regelen het via Facebook of WhatsApp. Dat werkt als iedereen er toch al zit, maar het is minder privé en de organisator weet uiteindelijk alles. Grote bedrijven met meerdere teams hebben soms iets nodig dat per afdeling filtert; voor een kantoor met vijftien mensen is dat overdreven.

De trekking opzetten

Kies een tool en verzamel alle e-mailadressen. Leg de regels vóór de trekking vast: het budget, de datum van de uitwisseling en eventuele bijzonderheden, zoals alleen zelfgemaakte cadeaus of een gift aan een goed doel voor wie liever geen spullen krijgt.

Voer daarna de deelnemers in en laat de tool trekken. Het helpt als iedereen vooraf een kerstlijstje maakt met iets van €10, iets van €20 en iets van €30 erop, zodat de gever bij elk budget iets kan kiezen.

Zodra de namen verdeeld zijn, stuur je nog één bericht met de datum, het budget en de link naar de verlanglijstjes. Een week voor de deadline stuur je zelf een korte herinnering. Dat scheelt de paniekberichten op de avond ervoor.

Wat er in de praktijk misgaat

Iemand wil alsnog meedoen als de trekking al gedaan is. Bij Happy Giftlist kun je een trekking niet overdoen; je start dan een nieuwe trekking. Haakt iemand af, dan vervang je op de instellingenpagina zijn naam en e-mailadres door die van een nieuwe deelnemer. Iemand vult geen verlanglijstje in. Vraag dan aan de hele groep om drie interesses te delen, zodat de gever tenminste weet dat het om koffie, wandelen of Ajax gaat.

Het vaakst voorkomende technische probleem is de spamfilter. De mail met de naam belandt bij ongewenste e-mail en de deelnemer denkt dat de tool kapot is. Zeg er bij het aankondigen meteen bij dat mensen hun spammap moeten checken. Verklapt iemand per ongeluk wie hij getrokken heeft, dan is dat jammer maar geen ramp, want de anderen weten nog altijd niets van elkaar.

Zit er iemand in de groep die voorzichtig is met gegevens, kies dan een tool met een leesbaar privacybeleid en sla alles over wat een koppeling met social media wil of meer vraagt dan een naam en een e-mailadres.

Meer dan een trekking

Een thema geeft de gevers houvast. Alleen cadeaus van winkels uit de eigen stad, alleen tweedehands, alleen iets eetbaars. Sommige groepen voegen een raadspel toe waarbij elke ontvanger moet gokken wie zijn Secret Santa was voordat het wordt onthuld, en dat is meestal het leukste kwartier van de avond.

Voor een groep die verspreid woont, werkt een videogesprek waarin iedereen tegelijk uitpakt beter dan een bedankje in de chat. Een korte video van de gever bij het pakje, of een digitale speurtocht naar de cadeaucode, maakt het compleet voor wie er graag iets meer van maakt.

Staan de regels vast, dan kun je in een paar minuten een Secret Santa organiseren. De trekking en de mails gaan vanzelf, en jij hoeft alleen nog je eigen cadeau te kopen.