Como organizar o Amigo Secreto do escritório

As trocas de presentes no escritório falham de formas previsíveis. Alguém tira o próprio nome, um colega gasta 40€ quando o limite era 15€, e metade do departamento esquece o dia. Nada disto tem de acontecer. Meia hora de preparação em novembro resolve quase tudo.

Defina as regras antes de abrir as inscrições

Escolha um limite de gastos logo no início e mantenha o valor. Entre 10€ e 20€ serve para a maior parte dos escritórios sem pesar para ninguém; 25€ só se o grupo for pequeno e todos se conhecerem bem. A participação é opcional, e vale a pena dizer isso por escrito, porque há colegas que não celebram o Natal e outros que simplesmente não querem, e nenhum deles deve ter de se justificar.

Avise com pelo menos duas semanas de antecedência, para haver tempo de comprar entre reuniões. Decida se entram presentes feitos em casa e cartões-presente, ou só objetos, e diga isso desde o primeiro email. Quanto menos as pessoas tiverem de adivinhar, menos momentos estranhos há depois.

O problema do saco com papelinhos

O método do saco falha sempre da mesma maneira. Alguém tira o próprio nome e devolve o papel ao saco, no casal do departamento um tira o outro, e há sempre quem espie. Parece um detalhe e estraga a troca.

Ao sortear os nomes online, o organizador define quem não pode tirar quem, cada pessoa recebe por email o nome que saiu para ela, e os outros participantes não veem os pares. Só o organizador consegue ver, um participante de cada vez, quem tirou quem. Cada participante pode adicionar uma lista de desejos, para que quem oferece tenha uma indicação real do que o colega gostaria de receber.

Ajude as pessoas a comprar para colegas que mal conhecem

A parte mais difícil de um Amigo Secreto de trabalho é comprar para alguém com quem só se fala na máquina de café. Peça aos participantes que deixem duas ou três pistas ao se inscrever: o café que pedem, um hobby, o chocolate preferido, algo que falta na mesa de trabalho. A surpresa continua, e quem oferece fica com alguma coisa por onde começar. Até uma pista vaga como "algo para a mesa de trabalho" é melhor do que adivinhar às cegas.

Quem não deixa pista nenhuma recebe uma caneca. É a regra não escrita de todos os escritórios.

Organize a entrega

Escolha um momento em que ninguém esteja no meio de um prazo, a hora do almoço ou a última hora de uma sexta-feira, e uma sala onde todos caibam sentados.

Decida se cada pessoa descobre quem deu o presente ao abrir, ou se tudo fica anônimo até o fim. A versão revelada rende mais conversa; a anônima tira a pressão dos mais tímidos. Nenhuma das duas está errada. Adicione uns bolos e música, se quiser, e tire fotografias se todos estiverem à vontade.

Prepare-se para os imprevistos

Alguém vai esquecer o presente. Alguém vai ficar em casa doente. Um presente vai sair claramente do orçamento. Tenha dois ou três presentes de reserva na gaveta, um caderno bom, um cartão de 15€ da Fnac, uma caixa de bombons, que sirvam para qualquer pessoa. Se um presente ultrapassa o limite à vista de todos ou não é adequado, resolva isso em particular no dia seguinte e nunca diante do grupo.

Com colegas que trabalham à distância ou em regime híbrido, os presentes vão pelo correio para a casa de cada um e a abertura acontece numa videochamada de meia hora. Funciona melhor do que parece, sobretudo com a câmera ligada na hora de rasgar o papel.

Depois de terminar

Pergunte às pessoas, sem formulário, o que funcionou e o que não funcionou: o limite, a hora, o tipo de presentes. É isso que faz a troca do ano que vem ser melhor do que a deste. Quando chegar a hora de repetir, é possível organizar um Amigo Secreto com o sorteio e o orçamento resolvidos, e fica só o presente por escolher.