Wichteln online organisieren, ohne Zettel und Hut

Vierzehn Kollegen, drei davon im Homeoffice in einer anderen Stadt, und eine Familiengruppe im Chat, in der die Hälfte erst nach Tagen antwortet. Sobald die Gruppe nicht mehr an einem Tisch sitzt, wird der Hut mit den Zetteln unpraktisch. Jemand zieht sich selbst, jemand fehlt an dem Tag, und am Ende weiß die Organisatorin alle Zuordnungen, was den Sinn der Sache ziemlich verfehlt. Online-Tools fürs Wichteln losen die Namen aus, halten die Zuordnung geheim und schicken jedem per E-Mail, wen er beschenkt.

Was ein Wichtel-Tool können muss

Die Kernaufgabe ist die Auslosung. Niemand darf sich selbst ziehen, und von den Teilnehmern sieht jeder nur den Namen, den er gezogen hat. Bei Happy Giftlist kann allein der Organisator die Zuordnung nachsehen, einzeln pro Teilnehmer über „Namen anzeigen“ in den Einstellungen. Dazu gehört eine E-Mail an alle Teilnehmer mit dem gezogenen Namen, damit keine Gruppennachricht nötig ist, die ohnehin die Hälfte überliest.

Ein Budget, das im Tool festgelegt wird, erspart die Diskussion darüber, ob 15 oder 25 Euro gemeint waren. Wunschlisten sind der zweite große Punkt. Wer den Namen eines Kollegen zieht, den er nur vom Flur kennt, braucht einen Anhaltspunkt, und drei Einträge auf einer Liste helfen mehr als jede Detektivarbeit. Achte außerdem darauf, dass die Seite auf dem Handy funktioniert, ohne dass jemand eine App installieren muss. Bei einer Tante, die zum ersten Mal mitmacht, ist das der Unterschied zwischen Mitmachen und Abwinken.

Welche Tools die Leute wirklich benutzen

Bei Happy Giftlist ist die Auslosung mit den Wunschlisten verbunden. Jeder Teilnehmer schreibt auf, was er sich wünscht, der Wichtel sieht die Liste, und trotzdem bleibt geheim, wer hinter dem Geschenk steckt. Einfachere Seiten machen nur die Ziehung und schicken jedem eine Mail mit einem Namen, mehr nicht. Für eine Gruppe, die sich gut kennt, reicht das oft.

Manche Gruppen erledigen das Wichteln in einer Facebook-Gruppe oder per WhatsApp. Das funktioniert, wenn ohnehin alle dort sind, aber die Privatsphäre ist schwächer, und die Zuordnung kann leicht auffliegen. Große Firmen brauchen für Abteilungen mit hundert Leuten oft etwas mit Anbindung an das Mitarbeiterverzeichnis. Für ein Team von zwanzig ist das übertrieben.

Das Wichteln einrichten

Sammle zuerst die E-Mail-Adressen aller Teilnehmer. Leg die Regeln fest, bevor du jemanden einlädst: den Betrag, den Termin der Bescherung und Sonderregeln wie „nur Selbstgemachtes“ oder „nur aus dem Buchladen um die Ecke“. Nachträglich geänderte Regeln sind der häufigste Grund für Gemurre.

Trag dann die Teilnehmer ein und starte die Ziehung. Es hilft, wenn jeder vorher eine Weihnachtswunschliste erstellt, mit Dingen in verschiedenen Preisklassen. Wer nur einen Wunsch für 80 Euro einträgt, macht es seinem Wichtel mit einem Budget von 20 Euro schwer.

Nach der Auslosung bekommt jeder seine Zuordnung per E-Mail. Schick trotzdem eine kurze Nachricht mit dem Termin und dem Budget an alle, damit niemand am Tag der Bescherung mit leeren Händen erscheint.

Was typischerweise schiefgeht

Jemand will nach der Ziehung noch mitmachen. Bei Happy Giftlist startest du dafür eine neue Ziehung. Springt dagegen jemand ab, änderst du in den Einstellungen Name und E-Mail-Adresse, und die neue Person übernimmt den Platz, ohne dass jemand neu ziehen muss. Jemand füllt seine Wunschliste nicht aus. Bitte die Gruppe, wenigstens zwei oder drei Interessen zu notieren, etwa „Krimis, Espresso, Wandern“, damit der Wichtel nicht im Dunkeln tappt.

Das häufigste technische Problem ist der Spamordner. Die Mail mit der Zuordnung landet im Junk, und die Leute glauben, das Tool sei kaputt. Sag allen vorher, dass sie dort nachsehen sollen. Verrät jemand aus Versehen, wen er gezogen hat, lässt sich die Ziehung bei Happy Giftlist nicht wiederholen. Meist reicht es, wenn die beiden es für sich behalten, sonst startest du eine neue Ziehung.

Wenn deine Gruppe ungern Daten weitergibt, nimm ein Tool mit klarer Datenschutzerklärung, das nur die E-Mail-Adresse verlangt und keine Verknüpfung mit sozialen Netzwerken.

Mehr als nur eine Ziehung

Ein Motto macht das Wichteln interessanter. Nur Geschenke aus Läden im Ort, nur Bücher oder nur Dinge für den Schreibtisch geben den Leuten eine Richtung. Manche Gruppen lassen die Beschenkten vor der Auflösung raten, wer ihr Wichtel war. Das funktioniert bei zehn Leuten gut, bei vier ist es zu leicht.

Gruppen, die sich nicht persönlich treffen, verabreden sich zum Videoanruf und packen gleichzeitig aus. Das ist deutlich besser als eine Dankesnachricht im Chat, die drei Tage später kommt.

Sobald Budget und Termin feststehen, kannst du in ein paar Minuten ein Wichteln bei Happy Giftlist starten. Die Adressen eintragen, auf Auslosen klicken, und die Mails gehen raus.