Så sköter du julklappsleken online när gruppen är utspridd

Lappar i en mössa fungerar när alla sitter vid samma köksbord. Det slutar fungera när kontoret har tolv avdelningar, kusinerna bor i Umeå, Malmö och Berlin, och hälften av familjechatten aldrig läser meddelandena. Då drar du namnen online. Verktyget sköter dragningen, håller resultatet hemligt och mejlar varje deltagare, så att ingen behöver jaga någon.

Det verktyget behöver klara

Grunden är en dragning där ingen kan få sitt eget namn och där varje person får ett mejl med vem hen ska köpa till. Ingen gruppchatt, inga skärmdumpar. Önskelistor är nästa viktiga del. Den som dragit din kollega från ekonomi vill veta att hon samlar på kaffekoppar från Rörstrand, och det står på hennes lista.

Kolla också att du kan sätta en budget som följer med i mejlet, och att sidan fungerar i mobilen. De flesta deltagare öppnar mejlet på bussen och installerar ingen app för en dragning om året. Vill ni undvika att sambor drar varandra, se efter om verktyget tillåter sådana undantag innan du väljer det.

De verktyg folk faktiskt använder

Tjänster som Happy Giftlist kombinerar dragningen med önskelistor. Deltagarna skriver upp vad de vill ha, och den som dragit dem ser listan utan att avslöja sig. Enklare tjänster gör bara själva dragningen och mejlar ett namn, vilket räcker för en grupp på fem som redan känner varandra väl.

En del grupper kör dragningen i en Facebookgrupp eller Messenger. Det fungerar om alla redan finns där, men det blir svårt att hålla resultatet hemligt och du ger bort mer data än dragningen kräver. Stora företag behöver ibland något med filtrering per avdelning och koppling till personalregistret. För ett kontor på trettio personer är det överkurs.

Så sätter du upp dragningen

Samla in alla mejladresser och bestäm reglerna innan du drar. Budget, gärna 200 eller 300 kronor, datum för utdelningen och eventuella specialregler, som bara hemgjort eller bara sådant som går att äta. Regler som kommer efter dragningen skapar bråk.

Be alla skapa en julönskelista med saker i olika prisklasser innan namnen dras. Då har den som dragit dem något att välja på oavsett budget. Tre saker runt 150 kronor och en på 300 räcker.

När dragningen är gjord skickar du ut datum, budget och länken till önskelistorna i ett enda mejl. Skicka ett kort mejl med tid och plats en vecka före utdelningen, så slipper du frågorna den 22 december.

Det som brukar gå fel

Någon vill vara med efter dragningen. En dragning i Happy Giftlist går inte att göra om, så starta en ny dragning med alla samma dag, innan någon hunnit handla. Hoppar någon av byter du i stället namn och mejl på den personen under inställningarna. Någon fyller inte i sin lista trots tre påminnelser. Be den personen skriva två rader om vad hen gillar, annars får tomten gissa, och det blir ett doftljus.

Skräppostfiltret är det vanligaste tekniska problemet. Mejlet hamnar i skräpposten och deltagaren tror att dragningen aldrig gjordes. Säg redan i det första meddelandet att alla ska titta där. Avslöjar någon av misstag vem hen dragit får du oftast starta en ny dragning, vilket är tråkigt men inte hela världen.

Är gruppen känslig för vad som samlas in, välj en tjänst med en tydlig integritetspolicy och undvik tjänster som vill kopplas till sociala medier eller ber om fler uppgifter än ett namn och en mejladress.

Gör dragningen till något att prata om

Ett tema ger folk mer att jobba med. Bara presenter från butiker i stan, bara begagnat, bara något att göra tillsammans. Många grupper lägger till en gissningslek där varje person får gissa vem som var deras tomte innan avslöjandet, och den lever ofta längre än presenterna.

För en utspridd grupp fungerar ett videosamtal där alla öppnar paketen samtidigt bättre än ett tackmeddelande i chatten efteråt. Boka en halvtimme, ställ fram julmusten och låt alla gissa sin tomte i tur och ordning.

Så snart reglerna är bestämda kan du starta en julklappslek och skicka mejlen samma kväll. Resten sköter deltagarna själva.