Come organizzare uno scambio di regali in ufficio che funziona

Lo scambio di regali in ufficio va storto sempre negli stessi tre modi: qualcuno pesca il proprio nome, un collega spende 40 euro quando il limite era 15, e metà del reparto il giorno stabilito ha dimenticato tutto. Nessuno dei tre è inevitabile. Basta decidere le regole prima di aprire le iscrizioni.

Fissa le regole prima che qualcuno si iscriva

Decidi subito il limite di spesa. Tra 10 e 20 euro va bene per quasi tutti gli uffici; sopra i 25 qualcuno comincia a sentirne il peso, e se ne lamenta a bassa voce alla macchinetta del caffè, dove tu non lo senti. Scrivi il limite nel messaggio di invito e ripetilo il giorno del sorteggio.

La partecipazione è facoltativa, e va detto in modo che chi non partecipa non debba giustificarsi. C'è chi non festeggia il Natale, chi ha tre figli e zero tempo, chi semplicemente detesta questa cosa. Un "chi vuole si segna entro venerdì" basta.

Poi i dettagli che evitano discussioni dopo: almeno due settimane tra sorteggio e scambio, sì o no ai regali fatti a mano, sì o no ai buoni. I buoni conviene vietarli. Un buono da 15 euro contro un buono da 15 euro è uno scambio di banconote, e toglie l'unica parte divertente.

Il cappello ha sempre gli stessi difetti

Con i bigliettini nel cappello succede almeno una di queste cose: qualcuno pesca sé stesso e si ricomincia da capo, i due della stessa scrivania si pescano a vicenda, oppure chi era in riunione viene estratto per interposta persona e lo sa tutto l'ufficio. È un dettaglio, ma è il dettaglio che rovina la sorpresa.

Se invece sorteggi i nomi online, ognuno riceve il suo nome via email con il budget scritto sotto, puoi escludere le coppie che non devono pescarsi (i due soci, chi va via a gennaio) e ogni partecipante può allegare tre o quattro desideri. Chi lavora da casa partecipa esattamente come chi è in sede.

Aiuta chi deve comprare per un collega che conosce poco

La parte difficile arriva dopo il sorteggio, quando devi comprare qualcosa per la persona dell'altro piano con cui hai parlato due volte in ascensore. Chiedi a tutti, al momento dell'iscrizione, tre righe: un dolce che piace, un hobby, cosa manca sulla scrivania. "Qualcosa per il tè" o "un giallo" è già una base. "Sorprendimi" è la frase che produce le candele alla vaniglia riciclate da un altro scambio.

Il momento dello scambio

Scegli un'ora in cui nessuno deve scappare: la pausa pranzo del giovedì o l'ultima mezz'ora del venerdì. Serve una stanza dove tutti stiano seduti e si vedano in faccia. Lo scambio in piedi vicino alla stampante finisce in cinque minuti e nessuno si ricorda chi ha ricevuto cosa.

Chi ha fatto il regalo va rivelato. Lo scambio anonimo fino alla fine toglie pressione ai timidi, è vero, ma toglie anche tutta la conversazione, e la conversazione è il motivo per cui si fa. Un giro in cui ognuno apre il regalo e prova a indovinare chi glielo ha fatto è la formula che regge meglio. Foto solo se tutti sono d'accordo.

Prepara le cose che andranno storte

Qualcuno dimentica il regalo a casa. Qualcuno è malato. Un pacchetto è chiaramente da 50 euro. Tieni in un cassetto due regali di riserva (una scatola di Baci Perugina, un quaderno Moleskine) per coprire i buchi senza che chi resta a mani vuote se ne accorga davanti a tutti. Chi ha sforato di brutto lo sente da te dopo, a quattr'occhi, non con una battuta in sala riunioni.

Per i team ibridi, spedisci i regali agli indirizzi di casa e apri tutto in videochiamata. Funziona meglio di quanto sembri, a patto che tutti abbiano ricevuto il pacco prima della call.

Dopo lo scambio

Nella settimana successiva chiedi in giro cosa cambiare: il limite, la data, i buoni sì o no. È l'unica cosa che rende lo scambio dell'anno prossimo migliore di questo. Quando sarà il momento di rifarlo puoi organizzare un Babbo Natale segreto che fa gli abbinamenti al posto tuo, così l'unica cosa da azzeccare resta il regalo.